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作者：Barry Gibbs，英国利兹

我发现这一技巧非常有用。如果某Excel工作表中有大量数字格式的数据，并且您希望将所有数字取负，请使用选择性粘贴命令。

操作方法如下：

在一个空单元格中输入“-1”。
选择该单元格，并点击编辑菜单中的复制。
选择目标单元格。
点击编辑菜单中的选择性粘贴。
选中粘贴栏下的数值和运算栏下的乘。
点击确定。

作者：Jennifer Phinney，缅因州Falmouth

当作报告时，您经常需要制作一张列表，并在里面列出您的想法、评注、建议或操作。您可以用powerpoint来代替传统的书面表格。操作方法如下：

在幻灯片放映视图中，鼠标右击屏幕的任意位置，点击快捷菜单中的会议记录。
点击即席反应选项卡。
在说明、分配至、期限框中键入所需的信息，然后点击添加。
如果需要添加更多的操作项，重复第3步，完成后点击确定。

您所指定的即席反应将出现在该演示文稿末尾的一张新幻灯片中。您可以使用这张幻灯片来回顾幻灯片放映过程中别人提出的想法或建议。

编者注：您可以将即席反应导出到Word或Outlook中。操作方法如下：

在PowerPoint的工具菜单中，点击会议记录。
点击会议记录对话框中的导出。
如果想创建包含想法或操作的Word文档，请选中将即席反应邮寄到Microsoft Outlook复选框。
如果想将其放到Outlook任务列表中（并在稍后将任务分配给合适的人员），请选中将会议细节和即席反应传送到Microsoft Word复选框。
最后点击立即输出。

作者：Mike Mynyk，新墨西哥州Albuquerque

如果您需要隐藏Microsoft Access表中的多个非相邻列，同时又不希望重复使用隐藏列命令，以下技巧将有所帮助：

在数据表视图中，打开包含所需隐藏列的表。
点击格式菜单中的取消隐藏列。
在取消隐藏列对话框中，清除掉所需隐藏列旁的复选框。
点击关闭。

编者注：您还可以使用这一方法显示或隐藏查询、窗体或被存储的进程中的列。

作者：Vishal Chitkara，加拿大阿尔伯达省埃德蒙顿市

如果您经常使用水平标尺来指定标签、页边框及页面对象的位置，本技巧将有助于您更准确地安排页面布局。在默认情况下，标尺的精度为十分之一英寸。举例来说，如果您点击标尺设置页边框或标签，您可以将其设置为1.5英寸，但不能设置为1.48英寸。

要想设置更为精确的度量单位（例如百分之一英寸），请按住ALT键，同时点击并移动标尺或边框，此时标尺将用数字显示出当前的位置，显示数字精确到百分之一英寸。

作者：Jason Harper，密歇根州Ann Arbor；Sara R. Seals，俄亥俄州克利夫兰市

只需一次简单的键盘点击，即可可以显示出工作表中的所有公式，包括Excel用来存放日期的序列值。

要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换，只需按下CTRL+`（位于TAB键上方）。

作者：Jaime Blanco，德克萨斯州达拉斯市

以下方法可以很方便地在文档中添加屏幕快照。

如果您正在使用多个窗口，点击激活目标窗口。
按下ALT+PRINT SCREEN键，复制当前窗口的图像。
要想将该图像粘贴到文档中，只需点击编辑菜单中的粘贴即可。

您也可以按下PRINT SCREEN，获取整个屏幕的快照。

编者注：该技巧适用于以下Office 2000程序：Excel、Microsoft FrontPage®、Outlook、PowerPoint、Microsoft Publisher及Word等。

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