【什么思巧妙】巧妙创建便携的“Word”文档

更新时间:2019-08-07 来源:热门资讯 点击:

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你在爱机上使用Word编辑了一篇精美文档,当拿到其他的电脑上打开该篇文档时,看到的却是另外一个样子。这是怎么回事呢?其实,要让你的Word文档无论在哪台计算机或打印机上查看或打印均能保持其原始外观,即你需要创建的是一个“便携式”Word文档。

保留版式和分页


在默认情况下,Word 97及以后版本的文档的版式取决于字体。就是说,只要字体保持不变,任何人都可以按原始的换行与分页查看并打印该文档。如果打开一个在Word早期版本中创建的文档,Word按所使用的打印机决定文档的版式。如果希望文档版式与打印机无关,可以使Word按字体决定文档版式,方法是:

1、在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“兼容性”选项卡;

2、在“选项”框中,清除“用打印机标准设计文档版式”复选框。

该选项只影响在Word中处理文档时的显示方式,它不会对文档进行永久性修改。如果要恢复文档的原始版式,可重新选中该选项。

嵌入TrueType字体

在创建或编辑文档时,如果使用了TrueType字体(TrueType字体是一种可以无极缩放其大小,而不会出现锯齿、毛边等失真现象的字体),就可将其保存或“嵌入”文档。这样其他人就能以其原始字体查看、修改和打印文档,即使他们的计算机上没有安装TrueType字体。

有一点需要注意:嵌入字体的许可权由TrueType字体开发商决定。例如,有些字体不可以嵌入,而有些嵌入字体只能够查看和打印但不能修改。在文档中嵌入TrueType字体的方法是:

1、在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“保存”选项卡;

2、选中“嵌入 TrueType 字体”复选框,单击“确定”按钮,保存文档。

不过,嵌入TrueType字体会增加文档大小。同时选中“只嵌入所用字符”复选框,可以减小文档的文件大小。该选项只嵌入文档中使用的字体样式。另外,如果在文档中只使用了一种字体的32个或更少的字符(例如,只用于一些符号或标题),Word将只嵌入这些字符。

此外请注意:因为不能在编辑时使用没有嵌入的字体字符和样式,所以如果其他用户只需要查看或打印文档,则此选项将很有用处。

指定替换字体

在某些情况下,文档可能包含除TrueType字体外的其他字体。在查看文档时,如果计算机上未安装这些字体,可用与丢失字体最接近的字体替换丢失字体:

1、打开需要替换其中字体的文档;

2、在“工具”菜单上,单击“选项”,然后单击“兼容性”选项卡;

3、单击“字体替换”按钮,然后在“文档所缺字体”框中,单击要替换的字体,在“替换字体”框中单击用于替换缺失字体的字体。

如果当前文档使用的所有字体都是有效的,则不能使用“字体替换”命令,“字体替换”仅是将当前文档中不可用的字体替换为你系统可用的字体。而且Word不替换缺失字体的名称,只是用系统提供的一种字体,改变缺失字体在屏幕上显示和打印时的外观。如果替换字体被列为“默认”,请阅读对话框底部旁边的信息,了解将替换哪种字体。对每种要改变的字体重复该步骤。

经过以上操作,“便携式”Word文档创建完毕,无论你在何处浏览或打印该文档,都能够保持其原始外观。

本文来源:http://www.hzclsc.cn/news/20634.html

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